Du verwaltest ausschließlich den aktuell angezeigten Arbeitsbereich: Personen, Buchungen, Mahlzeiten und Bestände deiner Abteilung. Konten und Buchungen anderer Abteilungen bleiben getrennt.

Der Arbeitsbereich steht oben im blauen Verwaltungsbereich. Als Abteilungsadmin ist er fest zugewiesen. Über Passwort ändern änderst du nur dein eigenes Passwort; Abmelden beendet die Verwaltungssitzung bewusst.

Menüpunkte richten sich nach deiner Rolle. Die Verwaltung von Abteilungen, Administratoren, Katalogübernahmen, Mandanten und globalen Plattformdaten ist absichtlich Systemadministratoren beziehungsweise dem Owner vorbehalten.

Wähle zuerst den gewünschten Tag. Dort siehst du alle Mittag- und Abendessenanmeldungen getrennt nach Standard und vegetarischem Wunsch. Du kannst Personen einzeln abmelden oder zwischen Standard und vegetarischem Wunsch umstellen. Erst wenn das Essen tatsächlich stattgefunden hat, rechnest du es mit Bezeichnung und Preis ab.

Aktiviere bei Bedarf unter Allgemeine Einstellungen die Stückzahlen beim Abendessen. Öffne danach in Essensplanung & Abrechnung den gewünschten Tag und Angebot für den Tag. Hinterlege die Bezeichnung, einen Hinweis (zum Beispiel „Ein Stück entspricht einer halben Pizza“) und optional einen angekündigten Preis. Wähle vor der ersten Anmeldung Nach Stück; danach bleibt die Einheit für diesen Tag gesperrt. Ohne diese Auswahl wird weiterhin pro Person abgerechnet.

Mitarbeitende wählen beim Anmelden 1 bis 10 ganze Stück. Personenanzahl und Stücksumme werden getrennt angezeigt. Zur Abrechnung gibst du entweder einen Stückpreis ein oder verteilst Gesamtausgaben und gemeinsamen Zuschlag auf alle Stücke. Nur bei der Gesamtkostenverteilung wird der errechnete Stückpreis im eingestellten Rundungsschritt aufgerundet. Vor dem Speichern siehst du die einzelnen Belastungen.

Über Person mit Stückzahl nachtragen kannst du eine weitere aktive Person auch nach der Abrechnung hinzufügen. Der normale Nachtrag verwendet den bisherigen Stückpreis und verändert keine anderen Konten. Bei unveränderten Einkaufskosten entsteht dadurch ein zusätzlicher Kostenbeitrag.

Mit Menge ändern korrigierst du eine vorhandene Menge mit Begründung. Bei einer Abrechnung über Gesamtkosten kannst du stattdessen ausdrücklich Neu verteilen wählen: Alle Anteile werden nach den neuen Stückzahlen berechnet. Prüfe die Vorschau sorgfältig. Alte Belastungen bleiben als stornierte Nachweise erhalten, neue Belastungen und der ausführende Admin werden protokolliert. Bereits übernommene oder zwischenzeitlich anderweitig veränderte Buchungen blockieren eine automatische Neuverteilung.

Anmeldungen bleiben beim jeweiligen Datum sichtbar, bis sie abgerechnet oder abgemeldet werden. Nutze die Datumsauswahl in der Essensverwaltung, um auch zurückliegende offene Tage sauber zu bearbeiten. Ein Zurücksetzen ist nur für klar erkennbare Fehlfälle gedacht – nicht als täglicher Abschluss.

„Vegetarisch gewünscht“ ist ein Wunsch, keine automatisch garantierte Variante. Die getrennte Zahl hilft bei Einkauf und Planung. Falls kein eigener Preis eingetragen wird, verwendet die Abrechnung den Standardpreis.

Die Seite fasst die gebuchten Frühstücksartikel und den Zutatenbedarf für die aktuelle Vorbereitung zusammen. Küchenbereiche und Reihenfolge strukturieren die Ausgabe. Prüfe zuerst die Mengen und nutze die Tabellenansicht, wenn du einzelne Bestellungen nachvollziehen musst.

Die Seite liefert Anregungen aus bereits angebotenen Mahlzeiten und Bestellmustern. Sie ist eine Entscheidungshilfe – sie erzeugt keine Anmeldung und verändert keine Daten.

Unter Produkte legst du Name, Beschreibung, Preis und Kategorie fest. Für Nicht-Frühstücksartikel kannst du Bestand und Mindestbestand führen. Frühstücksartikel werden über Rezepte und Zutaten vorbereitet, nicht über einen Verkaufsbestand.

Kategorien ordnen die Auswahl für Mitarbeitende. Zutaten bilden Rezepte und den Frühstücksbedarf ab. Mit „Zusammenfassen als“ bündelst du Varianten im Bedarf; Küchenbereich und Reihenfolge bestimmen, wo und in welcher Reihenfolge sie in der Vorbereitung erscheinen.

Nutze die Inventur für Produkte mit Bestandsführung. Zähle den realen Bestand, prüfe Abweichungen und schließe die Inventur erst ab, wenn die Werte plausibel sind. Verkäufe dürfen bei Bedarf unter null laufen, damit eine Zählabweichung nicht zu falschen Buchungen führt – die Inventur korrigiert anschließend den Bestand.

Produkte mit gepflegtem Mindestbestand werden im Dashboard hervorgehoben. Kontrolliere anschließend im Produktbereich den tatsächlichen Bestand und passe bei einer Inventur die Menge an.

Öffne Mitarbeiter, wähle die passende Zuordnung, trage den vollständigen Namen ein und speichere. Ein Anzeigename ist optional und dient nur der kompakten Darstellung in der Mitarbeiterauswahl.

Personen aus anderen Personenkreisen können bei Bedarf für den eigenen Arbeitsbereich aktiviert werden. Für Mitarbeitende anderer Abteilungen erscheint die Funktion nur, wenn ein getrenntes Gastkonto für diese Abteilung sinnvoll ist. Kontostände bleiben immer abteilungsscharf und werden nicht übernommen.

Beim Anlegen kannst du optional Aushilfsprofil aktivieren. Vor der ersten Buchung eines Tages muss die aushilfende Person ihren tatsächlichen Namen und ihre Dienststelle angeben. Diese Angabe wird für den Tag nachvollziehbar in Historie und Log festgehalten.

Nein. Die endgültige Löschung ist bewusst nur für Systemadministratoren und den Owner vorgesehen und wird erst bei erfüllten Aufbewahrungs- und Kontovoraussetzungen angeboten. So bleiben Abrechnung und Nachweise geschützt.

Unter Abrechnung suchst du die Person und buchst den tatsächlich erhaltenen Betrag. Erst buchen, wenn das Bargeld wirklich in der Kantinenkasse liegt! Die Einzahlung reduziert offene Beträge; ein Rest bleibt als Guthaben. Nicht nochmals im Kassenbuch buchen. Überweisungen sind keine Bareinzahlungen. Einkaufsauslagen, Erstattungen und Auszahlungen werden ausschließlich im Kassenbuch erfasst.

In der Abrechnung dürfen Systemadministratoren und Owner nur die letzten, eindeutig zuordenbaren Buchungen korrigieren. Als Abteilungsadmin wendest du dich bei einer falschen bereits gespeicherten Finanzbuchung an die zuständige Systemadministration. Nie durch eine Gegenbuchung „verdecken“.

Unter Kostenübernahmen wählst du Datum und Essensart, lädst die angemeldeten Personen und bestimmst, wessen Essen übernommen wird. Die Übernahme bleibt nachvollziehbar und ist keine Barauszahlung.

Im Kassenbuch erfasst du Einkaufsauslagen, tatsächlich erfolgte Barauszahlungen und Bargeldgeschenke. Persönliche Bareinzahlungen werden ausschließlich unter Abrechnung gebucht. Eine Einkaufsauslage als Guthaben erhöht nur das Personenkonto, nicht den Kassenbestand. Die ausgewählte Person dokumentiert auch, wer einen Einkauf getätigt oder eine Erstattung erhalten hat. Nur Bargeldgeschenke werden ohne Person gebucht. Vergleiche den Buchbestand regelmäßig mit dem realen Kasseninhalt. Die Historie zeigt 20 Buchungen je Seite; „Älter“ öffnet weitere Einträge.

Einkauf aus der Kasse bezahlen / erstatten: Buche den tatsächlichen Belegbetrag genau einmal. Beispiel: 50 € mitnehmen, für 46,30 € einkaufen, 3,70 € zurücklegen – gebucht werden 46,30 €. Auch bei einem privat bezahlten Einkauf, der sofort bar erstattet wird, verwendest du diesen Vorgang. Nur die Kasse sinkt, das persönliche Guthaben bleibt unverändert. Person und Beleg/Verwendungszweck angeben. Solange das Geld unterwegs ist, stimmt der angezeigte Kassenbestand vorübergehend nicht mit dem Bargeld in der Kasse überein.

Einkaufsauslage als Guthaben: Nur verwenden, wenn ein privat bezahlter Einkauf dem persönlichen Konto gutgeschrieben und nicht bar erstattet wird. Denselben Einkauf nicht zusätzlich als Barausgabe buchen.

Lege zuerst eine Kostenart an. Anschließend entscheidest du, ob der Betrag auf alle oder nur ausgewählte Personen verteilt wird und ob es sich um einen Gesamtbetrag oder einen Betrag pro Person handelt. Prüfe die Vorschau vor dem Buchen; die Auswahl startet mit der eigenen Abteilung und kann bei Bedarf erweitert werden.

Die Auswertung fasst gebuchte Produkte nach Zeitraum und Kategorie zusammen. Sie hilft bei Bestellung und Planung, ersetzt aber nicht die Inventur. Als Abteilungsadmin siehst du nur Daten deines Arbeitsbereichs.

Dort pflegst du die Einstellungen deiner Dienststelle und steuerst – sofern freigegeben – welche Essensanmeldungen und vegetarischen Wünsche in deinem Arbeitsbereich angeboten werden. Ändere keine Einstellung nur für einen einzelnen Tag; nutze dafür die Essensverwaltung.

Das Log zeigt die jüngsten Aktionen, inklusive Datum und Uhrzeit. Über die Ansicht für die letzten 30 Tage kannst du bei Rückfragen weiter zurücksehen. Das Log dient der Nachvollziehbarkeit und kann nicht manuell bearbeitet werden.

Nutze Support bei technischen Problemen, unklaren Buchungen oder Verbesserungsvorschlägen. Beschreibe kurz: Was wolltest du tun, was ist passiert, wann war es ungefähr und welche Person oder welcher Bereich ist betroffen. Keine Passwörter oder PINs in Tickets eintragen.

Ein Mobilgerät kann eine zuvor geöffnete Ansicht im Hintergrund behalten. Nach mindestens 30 Sekunden im Hintergrund, beim Wiederherstellen einer gespeicherten Browseransicht oder nach einer wiederhergestellten Internetverbindung weist die App deshalb auf möglicherweise ältere Daten hin. Tippe auf Aktualisieren, bevor du mit Kontoständen oder Anmeldungen weiterarbeitest. Die Seite wird vom Server neu geladen. Bei ungespeicherten Formulareingaben erscheint vorher eine Rückfrage. Bestehende Buchungen bleiben erhalten; eine abgelaufene Sitzung erfordert erneut die Anmeldung. Ohne Internetverbindung sind angezeigte Daten nicht als aktueller Stand zu verwenden.

Nein. iPhone, iPad und Android verlangen bewusst eine Bestätigung durch die nutzende Person. Das schützt vor ungewollten Installationen. Die WebApp muss nicht aus einem App-Store geladen werden: Nach dem Hinzufügen erscheint ein eigenes BOS-Kantine-Symbol auf dem Home-Bildschirm und öffnet den richtigen Zugang direkt.

1. Öffne den Zugang deiner Dienststelle in Safari.
2. Tippe unten oder oben auf Teilen – das Quadrat mit dem Pfeil nach oben.
3. Wähle „Zum Home-Bildschirm“, passe bei Bedarf den Namen an und tippe auf „Hinzufügen“.

Danach startet die WebApp über das neue Symbol. Erscheint „Zum Home-Bildschirm“ nicht, wurde der Link meist in einer anderen App geöffnet – über In Safari öffnen funktioniert es zuverlässig.

1. Öffne den Zugang deiner Dienststelle in Chrome.
2. Tippe auf das Menü mit den drei Punkten ⋮.
3. Wähle „Zum Startbildschirm hinzufügen“ oder – je nach Gerät – „App installieren“, dann bestätige die Auswahl.

Hersteller können die Bezeichnung leicht anders übersetzen. Entscheidend ist immer die Funktion zum Hinzufügen auf den Start- beziehungsweise Home-Bildschirm.

Verwende immer die eigene HTTPS-Adresse der Dienststelle, nicht den Verwaltungszugang. Der Home-Bildschirm-Link ersetzt keine Zugangsdaten: PIN, Passwort, Berechtigungen und automatische Abmeldung bleiben unverändert geschützt.